Catálogos (datos maestros)

1. Contactos.

2. Clasificación o segmentación.

3. Clientes, proveedores y empleados.

4. Usuarios.

5. Contactos relacionados.

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1.1 Contactos

Podemos crear un contacto nuevo, independientemente de su clasificación como cliente, socio, empleado o proveedor, entrando a la aplicación de contactos.

Podremos ver las fichas de los contactos que hemos creado anteriormente, su nombre, la clasificación y su imagen o un icono por default que indica si es un individuo o una compañía. Para crear un contacto nuevo, hacemos clic en el botón + Crear .

Se abrirá un formulario, en el cual podremos introducir los datos del contacto. Para comenzar a editar, hacemos clic en   Editar .

Al inicio del formulario podremos marcar alguna de las dos opciones de tipo de contacto: individual o compañía. Los datos que introduzcamos del lado izquierdo, son los que se mostrarán en los documentos de venta. Del lado derecho, tenemos datos de uso interno, entre ellos el campo RFCque es requisito para la emisión de CFDIs.

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1.2 Clasificación o segmentación

Además de las categorías, podemos utilizar algunos campos predeterminados para clasificar a nuestros contactos por segmento. Estos campos son los siguientes:

1. Etiquetas de contacto: P ermite hacer una clasificación personalizada de los clientes, con datos que no se encuentran en el resto de campos predeterminados. Por ejemplo, podemos hacer una clasificación rápida del contacto como cliente o proveedor, segmentarlo según hábitos de compra, o como cliente VIP o distribuidor autorizado, etc.

2. Sectores de actividad: Permite clasificar a los contactos por giro o sector de su actividad económica.

3. Países: Permite modificar un código o abreviación de país para mostrar en los documentos (ej. Estados Unidos = US).

4. Provincias:  Permite modificar un código o abreviación del estado para mostrar en los documentos (ej. Aguascalientes = AGU)

Para acceder a estos campos, posicionamos el cursos en el menú de la aplicación y seleccionamos alguna de las opciones del menú secundario que se despliega. Luego podemos hacer clic en el botón  + Crear  o simplemente editar directamente de la tabla (en algunas listas es posible editar directamente).

Tablas de clasificación de contactos

Etiquetas de contacto	Sectores industriales
Países	Provincias

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1.3 Clientes, proveedores y empleados

Podemos crear un contacto directamente desde alguna de las aplicaciones que utilizan a los contactos de nuestra base de datos. Al crearlo directamente desde una aplicación, el contacto se clasificará automáticamente dependiendo de la aplicación en cuestión. La siguiente tabla muestra una guía de las aplicaciones desde donde podremos crear clientes, proveedores o empleados:

Clientes	Proveedores	Empleados
A través del menú	A través del menú	A través del menú * Desde la aplicación de ajustes para el caso de los usuarios internos del ER P.
Usando la herramienta de búsqueda:	Usando la herramienta de búsqueda:	Usando la herramienta de búsqueda:

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1.4 Usuarios

Para crear un usuario nuevo en el ERP entramos a la aplicación de Ajustes.

Luego hacemos clic sobre la etiqueta Administrar usuarios.

Luego en el botón  + Crear .

Finalmente seleccionamos un nombre de usuario, un correo electrónico para iniciar sesión y uno de los siguientes tipos de usuario:

1. Usuario interno: Tiene acceso al backend del ERP. Este tipo de usuario podrá ver o editar los registros de la base de datos, dependiendo de su configuración de accesos. Normalmente sólo para los empleados.

2. Portal: Tiene acceso de lectura de algunos documentos como cotizaciones, pedidos y facturas propias, desde el portal web.

3. Público: Puede iniciar sesión y participar de los foros o canales públicos, pero no tiene acceso a documentos internos.

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1.5 Contactos relacionados

Dentro de la ficha de contacto podemos guardar más de una dirección, ya sea de facturación, entrega, sucursal, etc. Incluso, podemos relacionar uno o más contactos a una empresa. Para ello, hacemos clic sobre el botón + Añadir, en la pestaña de Contactos y direcciones.

Se abrirá un nuevo formulario en donde podremos elegir entre las siguientes opciones:

• Contacto (relacionado).

• Dirección de factura.

• Dirección de entrega.

• Otra dirección.

• Dirección privada.

Si elegimos la opción de vincular un nuevo contacto, al llenar los datos y guardar, se creará un nuevo registro de individuo con un correo y teléfono proprios. Esto puede ser particularmente útil cuando queremos enviar un correo electrónico de un documento de venta, presupuesto, factura u orden de compra, y deseamos enviarlo a una persona en particular dentro de una organización.

1. Productos.

2. Variantes de productos.

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2.1 Productos

Para crear un nuevo producto, podemos entrar a la sección de Productos o Variantes ( ver 2.2) en las aplicaciones de Inventario, Compras, Ventas, Sitio Web, Punto de Venta y Contabilidad.

                           

En el menú de la aplicación, seleccionamos la opción de Productosy luego hacemos clic en el botón  + Crear .

    

Se abrirá un nuevo formulario en donde tendremos una gran cantidad de campos que podemos utilizar para configurar nuestros producto.

A continuación se mencionan algunos de los campos más usados para la configuración de un producto.

Ficha Información General:

• Nombre: Nombre que se utilizará para su búsqueda y selección en las diferentes aplicaciones del ERP.

• Puede ser vendido / comprado / un gasto: Si se verifica alguna de estas casillas, el producto aparecerá en las listas de productos de los pedidos de compra, de venta o de gastos, según sea el caso.

• Tipo de producto: Si el producto requiere ser contabilizado en los inventarios, debe seleccionarse "Almacenable"; de lo contrario, puede seleccionarse las opciones de "Servicio" o "Consumible", según sea el caso.

• Categoría de producto:  Clasifica al producto y facilita su búsqueda, sobre todo cuando la lista de productos es muy grande.

• Precio de venta: Es el precio del producto o el precio de referencia cuando se tienen variantes.

• Impuestos: El tipo de impuesto aplicable al producto, el cual aparecerá por default en los documentos de compra, venta o facturación

Ficha   Comercio Electrónico :

• Disponibilidad:Permite elegir el comportamiento del producto en la tienda en línea, si se bloquea una vez que la cantidad de producto haya alcanzado un mínimo, o si se permitirá venderse aún y cuando no haya inventario (backorder).

Ficha Punto de Venta:

• Disponible en PdV: permite su venta desde la interfaz del punto de venta.

Ficha CFDI 3.3:

• Unidad SAT: Categoría catálogo de unidades de medida de productos del SAT

• Clave producto: Clave del producto del catálogo del SAT.

Ficha Inventario:

• Rutas: Permite decidir la forma en que se abastecerá el producto, si mediante su compra, fabricación o a partir de las existencias. Si se selecciona la opción de MTO, automáticamente se generará una orden de producción cuando se confirme un pedido de venta.

Ficha Contabilidad:

• Cuenta de ingresos: La cuenta del catálogo contable en donde se generará la póliza de una venta facturada que contenga este producto (normalmente Clientes nacionales).

• Cuenta de gasto: La cuenta del catálogo contable en donde se generará la póliza de una compra facturada que contenga este producto  (normalmente Proveedores nacionales).

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2.2 Variantes de producto

Un producto puede tener más de una presentación. Por ejemplo, una bebida de una cierta marca, que existe en diferentes presentaciones según la cantidad de líquido que puede contener su envase. En lugar de tener que crear un registro por cada variante de producto, podemos configurarlo para que automáticamente los genere por nosotros.

El crear variantes puede ser una herramienta muy útil para mejorar la experiencia del usuario que compra en nuestra tienda en línea, ya que también podrá entrar en la página de compra de un producto y a partir de ahí seleccionar los valores de sus diferentes atributos para personalizar su compra.

En el formulario del producto ( ver 2.1), dentro de la pestaña de Variantes, hacemos clic en Agregar línea.

Primeramente seleccionaremos el atributo.

Y luego los valores de dicho atributo que aplican al producto.

Para crear y editar las listas de atributos y valores que aparecen disponibles, necesitamos ir al menú principal y seleccionar Configuración > Atributos, y posteriormente hacer clic en  + Crear .

    

Damos un nombre al atributo y luego seleccionamos alguna de las opciones mostradas:

Tipo de pantalla: Radio (las opciones se muestran junto a un círculo de verificación), seleccionar (las opciones se despliegan de una lista) o color (las opciones son cuadros con un color específico).

Modo de creación de variantes: Instantáneamente (cuando se seleccionan en la plantilla del producto), dinámicamente (cuando se introducen en un pedido de compra o venta) o nunca (no se generan variantes, sólo están como informativas).

Finalmente agregamos los valores que estarán disponibles para su selección en la ficha del producto.

Si marcamos la casilla de verificación de Es valor personalizado, el usuario podrá introducir por su propia cuenta el valor del atributo cuando esté generando el pedido de compra o venta. Esto puede ser útil cuando los posibles valores del atributo son muy grandes o infinitas (por ejemplo, un producto que se vende a granel y el cliente puede elegir el peso en gramos que desea comprar).

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 En Odoo podemos administrar más de una lista de precios tanto para la compra como para la venta. En las secciones de compras y ventas, se detallarán los pasos para crear estas listas. A continuación, se muestran los accesos para crear los registros de tarifas.

Tarifa de compra	Tarifa de ventas
Aplicación	Aplicación
Menú (acceso)	Menú (acceso)
Nuevo registro	Nuevo registro
Formulario	Formulario Desde la ficha de producto, en la pestaña de Compra.

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Una herramienta esencial para mejorar la eficiencia del negocio es poder trabajar con códigos de barra que faciliten la búsqueda y selección de productos, sobre cuando en las operaciones de almacén y producción.

Para asignar un código de barras a una variante, accedemos al menú Productos > Variantes de producto ( ver 2.1).

En la pestaña de Información General, podemos escanear el código de barras que está en el empaque de un producto ya existente o generar un nuevo código de barras de manera manual.

Al hacer esto, podremos ahora buscar un producto del catálogo escaneando un código impreso con el escáner o seleccionar un producto en la interfaz del punto de venta.

Las listas de materiales, conocidas como despieces en el argot de la carpintería, o Bill of Materials (BOM) en inglés, son esenciales para la administración y control de la manufactura. Estas nos permiten llevar un registro de los componentes que son necesarios para el ensamble o producción de un artículo determinado.

Para crear una lista de materiales entramos a la aplicación de Fabricación.

En la barra de menú superior seleccionamos la opción   Datos principales y posteriormente  Lista de materiales.

  

Posteriormente hacemos clic sobre el botón  + Crear .

Seleccionamos un producto y la cantidad a producir por lote o pedido.

 

Finalmente, hacemos clic en  Agregar registro  en la pestaña de   Componentes  para comenzar a seleccionar los productos que componen la lista de materiales. Se  abrirá un formulario dentro de , en el cual podremos seleccionar las variantes y la cantidad de producto de dicha variante que se necesita para obtener la cantidad de producto que especificamos anteriormente. En el campo de Aplicar en variantes podemos aplicar un filtro para que la lista de materiales sólo se active para ciertas variantes de la plantilla de producto.

La aplicación de contabilidad es una de las más complejas, entre otras cosas, por la cantidad de catálogos que la conforman. En la sección de contabilidad veremos el uso de estos catálogos, mientras que nos limitaremos en esta sección a mencionar los más utilizados y cómo acceder a ellos.

Los catálogos más comunes de esta aplicación son:

1. Plan contable: es el catálogo de cuentas que se puede vincular a las cuentas del SAT para los reportes fiscales. 

2. Diarios contables: Son los repositorios de los registros de pago y sirven para hacer la conciliación bancaria. Cada diario está vinculado a una cuenta contable.

3. Monedas: Las divisas disponibles en la base de datos para utilizar en las operaciones de compra y venta.

4. Plazos de pago: Los plazos de pago a acordar con el cliente (ejemplo, PUE o PPD del catálogo del SAT).

5. Cuentas bancarias: Al igual que los diarios, las cuentas bancarias del negocio sirven para la conciliación bancaria y pueden estar vinculadas a una o varias cuentas contables.

Para acceder a ellos, debemos acceder al menú Contabilidad > Configuración.